İnovasyon Stratejisi

İş Planı

1. Neden İş Planı?

İş planı, ister kurulu bir firmanız olsun, ister firmanızı kurma aşamasında olun, o an bulunduğunuz noktayı, ulaşmak istediğiniz hedefi ve bu hedefe giden yolun haritasını çıkarmanızı sağlar. İşin ne olduğunu, çalışma ortamını, kısa ve uzun vadedeki hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için gereken araç ve yöntemleri tanımlar.

İş planı,

• İşinizin her aşamasında neyi doğru neyi yanlış yaptığınızı gösteren bir kontrol mekanizmasıdır.
• İşinizdeki başarı ve büyüme olasılıklarını değerlendirmenizi sağlar.
• İşinizi sorunsuz yönetmenizi ve başarı için gerekli hazırlıkları yapmanızı sağlar.
• İşiniz için bir iletişim aracıdır. Amacınızı, rekabet şartlarınızı, yönetiminizi ve insan kaynaklarınızı tanımlar.
• Finansal tekliflerinizin temelini oluşturur.

İş planının işe yaraması için onu “kullanmanız” gerekir. Yeni kurulan işlerin %90’ı kurulduklarının ilk yılında başarısızlık yaşar. Başarısızlığın en önemli nedeni ise planlama eksikliğidir. Bu nedenle, İŞ PLANI HAZIRLAYIN ve BU PLANI KULLANIN.

İş planı “bilgi” sağlar. En çok da işiniz için finansman aradığınızda yardımcınız olur. Tüm gelişmiş ülkelerde risk sermayesi başta olmak üzere herhangi bir finansman aracından yararlanmak için ihtiyaç duyulan tek şey iyi hazırlanmış bir iş planıdır. Ülkemizde de iş planı finansörler tarafından yavaş yavaş aranır hale gelmeye başladı.

2. İş Planını Kim Yazmalı?

Tabii ki o işin sahibi. İş planına her ne için ihtiyacınız olursa olsun (finansal kaynak aramak, işinizi büyütme yollarını belirlemek, vb.) kurduğunuz veya kuracağınız işi en iyi bilen ve onu yönlendirecek olan siz planınızı yazmalısınız.

İş planı hazırlamak için gereken adımları bildiğiniz taktirde planınızı zorlanmadan hazırlayabilirsiniz. Gerektiğinde uzman yardımı da almanız mümkün, ama bir uzmanın yardımı sadece yol gösterici düzeyde kalmalıdır.

3. İş Planı Hazırlarken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

• İş Planında işin tam olarak ne olduğu ve neleri hedeflediği açıkça gösterilmelidir. Planın her bölümü, hem onu hazırlayan ve işin sahibi olan siz, hem de onu okuyan ortaklarınız, çalışanlarınız veya finansörler tarafından inandırıcı bulunmalıdır.
• Geniş anlamlar içeren, havada kalan ifadelerden kaçınmanız gerek. Tüm cümleleriniz gerçek ve sağlıklı verilerle desteklenmiş olmalı. Eğer kurulu bir iş için plan hazırlıyorsanız önceki başarılarınızı detaylı şekilde tablolarla ve grafiklerle ifade edin. Geçmiş pazar verilerinizi öngördüğünüz verilerle karşılaştırın.
• İş planlarının çoğunda, işin şu anda nerede olduğu, yeni pazarların neler olacağı ve ne kadar para kazanılacağı anlatılır. Ancak pek az planda o pazarlara nasıl girileceği ve o paraların nasıl kazanılacağı konusunda aşamalara ve yöntemlere yer verilir. Hem sizin hem de planınızı kullanacakların o planda görmesi gereken tek şey gerçeklerdir. Söylediğiniz her şeyi, yazdığınız her rakamı gerekçelendirin ve destekleyin. Ham fikirler, dolambaçlı ifadeler, havada uçuşan tahminler hiçbir işe yaramaz.
• Basit ve anlaşılır cümleler kurun. Ürünleriniz hakkında çok detaya girmeyin. Ürünlerle ilgili ifadelerinizde içinde bulunduğunuz sektöre özgü çok fazla jargon kullanmayın. Bu yaklaşımınız işyeriniz dışındakilerle de bir iletişim aracı olarak kullanacağınız iş planınızın anlaşılmasını güçleştirir. Hatta ürünlerinizle ilgili bilgi verdiğiniz bölümlerde, bunu bir çocuğa anlatıyormuş gibi düşünün.
• Pazardaki yerinizi ve rakip ürünlerin özelliklerini iyi açıklamanız gerekir. Rakiplerinizin bir listesini hazırlayın ve tek tek güçlü ve zayıf yönlerini belirleyin. Mümkünse rakiplarinizin pazar paylarını ve kâr oranlarını belirtin. Her firmanın rakip veya rakipleri vardır. Bir iş planında “Sektörümüzde rakipsisiz” demek başarısızlığa davetiye çıkarmaktır. Şirketinizi başarıya ulaştırmak için rakiplerinizi bilmeniz ve onlara saygı göstermeniz gerekir.
• Finansal tablolarınız açık ve anlaşılır olmalı. Mutlaka varsayımlarınızın neler olduğunu belirtin. Eğer mevcutsa, gerçek rakamlar kullanın. En azından ilk yıl için aylık tablolar hazırlayın. Tüm tablolarınızı tamamladıktan sonra rakamlara dışardan birinin gözüyle bakıp anlamlı olup olmadıklarını inceleyin. Tüm bölümlerdeki rakamlar arasında uyuşmazlık olmaması için bir kaç kez kontrol edin.
• Özellikle dışardan birileri inceleyecekse, iş planınızın ekine pazar araştırması verilerini, referanslarınızı, yöneticilerinizin özgeçmişlerini, broşürlerinizi, teknik açıklamaları koyun. Ancak, kalın bir iş planı iyi bir iş planı demek olmadığından planınızın eklerini gerekli bilgiyi içerecek şekilde en azda tutmaya özen gösterin.
• Yine iş planınızın şirketiniz için bir iletişim dokümanı olduğundan hareketle, planınızı en düzgün dille, dil bilgisi kurallarına uygun ifadeler ve yazım şekliyle hazırlamanız şarttır. Bu konuda kendinize güvenemiyorsanız, editörlük yeteneği olanlardan yardım alabilirsiniz.
• Planınız çok uzun olmaması gerektiği gibi çok da kısa olmamalıdır. Bazırlarımız yazmayı sevmiyor, bazılarımız da bir iş için plana ihtiyaç olmadığını düşünüyor olabiliriz. Bu durumda şunu hatırlayın: İşletmelerin büyük bir bölümü, iş planı yokluğundan, kendileri için gerekli herşeyin kafalarının içinde olduğuna inandıklarından ve dolayısıyla önlerini göremediklerinde iflas etmekteler.
• İş planınızın tamamının 40 sayfayı geçmemesinde fayda var. Somut bilgileri açık bir ifadeyle verin ve tekrarlardan kaçının. Amacınız her zaman “iyi” bir plan hazrılamak olmalıdır.
• Planda kısaltmalardan kaçının. Okuyucunun anlamını bilmediği kısaltmaları hatırlamak için her seferinde sayfaları karıştırmak zorunda kalması can sıkıcıdır.
• Verdiğiniz bilgiler mantıklı bir sırayı takip etmelidir. Herhangi bir bölümün altına o konuyla ilgili verileri ve bilgileri rasgele sıralamayın. Planınızdaki yapılanma şekli “ne yaptığını bilen bir iş sahibi” olduğunuzu vurgulamalıdır. Bu da başarının ön şartıdır.

4. İyi bir İş Planı için Neler Gerekir?

• Açık ve gerçekçi finansal projeksiyonlarınız olmalı. Finansal projeksiyonlar okuyucuya nereye gitmek istediğinizi gösterir. Finansal tablolarınız standart formatta ve tutarlı olmalıdır. Örneğin projeksiyonlarda şu hatalara sıklıkla rastlanır: Yeni kurulan bir işte ilk beş yıl oldukça düşük ve yavaş yavaş artan satış ve gelir rakamları beş yılı sonunda inanılmaz bir tırmanışa geçer. Ya da on yıllık bir dönem, iki veya üç döneme bölünmüştür ve bu dönemlerde hep aynı rakamlar göze çarpar. Bu nedenle, her yıl için kullandığınız rakamlar ve gerekçeleri mantıklı, inandırıcı ve ikna edici olmalıdır.
• Müşterilerinizi ve ürünlerinizin/hizmetlerinizin karşıladığı gereksinimleri iyi bilmelisiniz. Tabii bunları iyi bildiğinizi de planınızda göstermelisiniz. İçinde bulunduğunuz pazarın büyüklüğünü ve eğilimlerini bilmeniz ve göstermeniz şart. Buna bağlı olarak da önümüzdeki yıllarda pazarınızın nasıl büyüyeceğini ve değişeceğini tahmin etmelisiniz. Hiç kuşkusuz bu tahminler elle tutulur gerekçelere ve verilere dayandırılmalı. Sektörünüzde yapılan araştırmalardan referans göstererek bilgiler vermek yararlı olacaktır.
• Her iş planının en önemli bölümü şirketin organizasyonu ve yönetimi ile ilgili bölümdür. Çünkü bir şirketi batıran da dünya çapında bir şirket haline getiren de yöneticileri ve çalışanlarıdır. “İnsan” bir şirketin sahip olduğu en büyük değer, en önemli varlıktır. Planınızın bu bölümünde, işinizin gerektirdiği nitelikteki insan gücünü iyi analiz etmeniz ve bu güce sahip olduğunuzu göstermeniz gerekir. Yaptığınız tarafsız analiz sırasında kadronuzda eksikler olduğunu saptarsanız -ki iş planının bir amacı da şirketin mevcut durumunun resmini çekmek olduğuna göre bu hiç de utanılıcak birşey olmadığı gibi, az rastlanan birşey de değildir- bu eksiklerin ne zaman nasıl doldurulacağını planınızda belirtmeli, finansal tablolarınıza bu iş gücü artışını eklemelisiniz.
• İş planınızın işinizin devamı için ihtiyaç duyduğunuz önemli bir araç olduğuna inanın ve okuyanları inandırın. Ürünlerinizi/hizmetlerinizi nasıl satacağınızı bildiğinizi gösterin. Şirketinizi nasıl büyüteceğinizi bildiğinizi gösterin. Eğer planınızı bir yatırımcıyla paylaşacaksanız, kendinize ve işinize nasıl güvendiğinizi, ancak eksiklerinizi de bildiğinizi ve bunları gidermek için gerekli önlemleri almakta olduğunuzu veya alacağınızı, herşeyin gerçek anlamda elle tutulur verilere dayandırılarak planlandığını ve yatırımcıya ne için nerede ihtiyaç duyduğunuzu gösterin.
• Planınızın “Yönetici Özeti” bölümü üzerinde en çok çalışılmış bölüm olmalı. Bu bölüm, işinizle ilgili en önemli noktaları 1 ila 3 sayfada okuyucuya sunmalı. İşinizin neyle ilgili olduğunu ve şirketin ana hedefini anlatan basit bir kaç cümleden sonra pazarınız, yönetiminiz, organizasyonunuz, ürünleriniz ve hizmetlerinizle ilgili özeti verin. Bu bölümün profesyonlece hazırlanmasına özen gösterin. Çünkü pekçok kişi sadece bu bölümü okuyacaktır.
• İş planınızın formatının okumayı kolaylaştırıcı tarzda olmasını sağlayın. Satır aralıklarını buna göre ayarlayın ve yazı tipi büyüklüğüne dikkat edin.
• Bir planda kesinlikle olmaması gerekenler; yazım hataları, dil bilgisi ihlalleri, yanlış hesaplar ve hepsinde de kötüsü yetersiz araştırma sonuçlarıdır.
• İş planı hazırlama, akademik bir çalışma değildir. Ortaya iyi bir plan çıkarmak için adım adım ilerlemeli, yazdıklarınızı birkaç defa, üzerinden bir süre geçtikten sonra okumalı, gerekli düzeltmeleri yapmalısınız.
• İş planınız, işinizle ve şirketinizle ilgili hazırladığınız en önemli dokümandır. Şirketinizin ruhuna sahip, işleyen, yaşayan ve büyüyen tek dokümandır. Bunun için hazırlanması zaman, emek ve fedakarlık gerektirir.

5. İş Planıyla İlgili Unutulmaması Gerekenler

• İş planı, şirketiniz için bir rehberdir. İşinizi ister yeni kurmuş olun, ister yıllardır faaliyet gösteriyor olun, yeni projelere başlarken, büyüme ve gelişmeyle ilgili kararlar alırken, diğer şirketlerle işbirliklerine hazırlanırken, yeni pazarlara açılırken hatta şirketinize yeni elemanlar alırken, kısacası işinizle ilgili her türlü kararda başvuracağınız tek kaynaktır. Demek ki, iş yaşamının herhangi bir evresinde büyümeyi ve gelişmeyi ilke edinmiş her şirket için bir iş planı gereklidir.
• Şirketiniz yerinde saymayacağına göre, bir defalığına hazırlanmış iş planı da birşey ifade etmeyecektir. İşinizdeki gelişmelere bağlı olarak planınızı en az yılda bir defa güncellemeyi alışkanlık haline getirmelisiniz.
• İyi hazırlanmış bir plan öncelikle sizin ve çalışanlarınızın ihtiyacını karşılar. İş planının asıl amacı, büyüme hedeflerinizi saptamak, kendi kendinizi değerlendirerek ortaya çıkan riskleri, eksiklikleri ve sorunları ortadan kaldırma yollarını tanımlamak, iş ile ilgili kararlarınızı her aşamada daha stratejik almanızı sağlamak; kısacası büyümeye ve gelişmeye giden yolun haritasını çıkarmaktır.
• İş planını ancak o işin sahibi/sahipleri hazırlamalıdır. Eğer şirketinizin birden fazla kurucusu ve yöneticisi varsa hepiniz biraraya gelerek bir ekip oluşturmalı ve planı hep birlikte hazırlamalısınız. Daha sonra hazırladığınız planı, deneyim ve bilgisine güvendiğiniz işinde uzman kişilere kontrol ettirmenizde fayda var. Çok gerek duyarsanız, planı hazırlamanız sırasında sizi yönlendirebilmesi için daha önce iş planı hazırlamış uzman ya da danışmanlardan kısa süreli yardım alabilirsiniz. Unutmayın ki iyi hazırlanmış bir iş planı şirketinizi başarıya ulaştıran önemli bir araçtır; bu nedenle de planı hazırlamak için gerekli dikkati, özeni ve fedakarlığı göstermeniz gerekir.
• İş planları, önemli ve gizli bilgiler içerir. O nedenle, kimlere ne amaçla verdiğinizi iyi bilmelisiniz. Planınızı ihtiyaçlarınız doğrultusunda dağıtın. Planı çalışanlarınızla ve ortaklarınızla tabii ki paylaşacaksınız. Ayrıca yatırımcılara ve finansçılara ihtiyaç duyduğunuz taktirde gizliliğini garanti altına alarak ulaştırın.
• İş planının, okuyan yatırımcı tarafından finansman sağlanacak kalitede bir şirket imajı yaratması gerekir. Ancak bunu sağlamak için gerçeklerin üzeri örtülmemelidir. Yatırımcı, şirketin güçlü yönlerinin yanısıra zayıflıklıklarını da bilmek ister ve herşeyin dörtdörtlük göründüğü bir şirket gerekli güveni yaratmaz. Bu şekilde asla inandırıcı da olamazsınız. Bunun için planınızda şirketinizin problemlerini açığa çıkarmalı, bunları nasıl çözeceğinizi anlatmalısınız. Taşıdığınız riskleri sıralamalı, bunları en aza indirmedeki çözüm yollarınızı ve kararlılığınızı planınıza yansıtmalısınız. Ayrıca, her türlü projeksiyon, finansal tablo ve tahminler detaylı dipnotlarla açıklanmalı. Gerçekçi olmayan, yeterince açıklanmamış, dayanaksız tablolar yatırımcıların sizi ciddiye almamasına neden olur.
• İş planlarının yapısı, şirketin yapısına ve içinde bulunduğu evreye bağlı olarak değişiklik gösterir. Ayrıca faaliyet gösterdiğiniz sektör de belirleyici bir unsurdur. Planınızı hazırlarken içinde bulunduğunuz şartlara göre gerekli değişiklikleri yapmanız gerekir. Örneğin, yeni kurulmuş bir şirketin geçmişe yönelik finansal verileri olamayacağından ekipman, patent, envanter ve üretim öngörülerine ağırlık verecektir. Hizmet sektöründe faaliyet gösteren kurulu bir şirketin iş planında personel, pazarlama harcamaları ve ticari sırların korunması gibi konular öne çıkacaktır.
• Yönetici özetini, tüm plan hazır olduktan sonra yazmalısınız. Aksi taktirde aşağıda belirtilen ihtiyaçlara cevap vermeyecektir. Planınızı eline alan okumaya “Yönetici Özeti”nde başlayacağı için bu bölümün planın içeriğini yansıtacak, sizi ve işinizi ciddiye almasını sağlayacak kalitede hazırlanması ve etkileyici olması önemlidir. Bu nedenle, özellikle yatırımcılar için okuyucunun dikkatini çekerek tüm planı incelemesini sağlamanız gerekir. Yönetici özeti, yatırım kararı için önem taşıyan
  • Şirketin yapısı ve kurucularını,
  • Eğer finasman desteği talebinde bulunuluyorsa, ihtiyaç duyulan tutar ve ne için ihtiyaç duyulduğunu,
  • Finansal projeksiyonların özetini,
  • Pazar beklentilerinin ve öngörülerin özetini

içermelidir.